Bản tin IDCo

Rút ngắn thời gian trong đấu thầu - biện pháp thực hiện

Thực tiễn công tác đấu thầu cho thấy, một số cơ quan vẫn còn lúng túng trong việc tuân thủ các quy định về thời gian nêu trong pháp luật đấu thầu. Một số đơn vị cho rằng, công tác đấu thầu đòi hỏi quá nhiều thời gian, làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh tế - xã hội của gói thầu nói riêng và dự án nói chung. Vậy, vấn đề này nằm ở kỹ năng thực hiện công tác đấu thầu của các đơn vị hay ở các quy định chính sách?

Trước hết, cần phải khẳng định rằng, đấu thầu là hoạt động chi tiêu nguồn lực của Nhà nước, liên quan trực tiếp tới các yếu tố con người và xã hội nên việc quy định những thủ tục ràng buộc (chẳng hạn như: lập kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu - HSMT, đăng tải rộng rãi thông báo mời thầu - TBMT, đánh giá hồ sơ dự thầu - HSDT theo các tiêu chí đã công khai…) để đảm bảo việc chi tiêu nguồn lực của Nhà nước có hiệu quả, hạn chế thất thoát, lãng phí là hết sức cần thiết. Đương nhiên, để hoàn thành các thủ tục trong đấu thầu đã được pháp luật quy định, các đơn vị cần một khoảng thời gian để thực hiện các quy trình, thủ tục này. Vấn đề làm thế nào để thực hiện đầy đủ các quy trình, thủ tục đấu thầu trong khoảng thời gian ngắn nhất là mục tiêu chung của cơ quan ban hành chính sách cũng như các đơn vị thực hiện. Bài viết sau đây phân tích một số nội dung quy định về thời gian trong đấu thầu dưới góc độ quản lý nhà nước và góc độ áp dụng của các đơn vị.

Quy trình đấu thầu điển hình

Theo pháp luật đấu thầu hiện hành, các mốc thời gian trong đấu thầu được quy định cho từng hình thức lựa chọn nhà thầu và loại hình đấu thầu. Do đó, thời gian trong đấu thầu sẽ khác nhau đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi cho gói thầu quy mô nhỏ và cho gói thầu không thuộc dạng quy mô nhỏ; đấu thầu trong nước và đấu thầu quốc tế; thời gian đối với đấu thầu hạn chế khác với chào hàng cạnh tranh và chỉ định thầu. 

Căn cứ vào Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn, có thể tóm tắt quy định về thời gian trong đấu thầu tương ứng với quy trình thực hiện đấu thầu rộng rãi trong nước trường hợp không có sơ tuyển và trường hợp có sơ tuyển như sau:
(Xem biểu đồ).

Như vậy, theo quy định của pháp luật về đấu thầu thì có 11 thủ tục cơ bản đối với gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi trong nước không có sơ tuyển và 12 thủ tục cơ bản đối với gói thầu đấu thầu rộng rãi trong nước có sơ tuyển. Trong đó, phần lớn các khoảng thời gian đều được quy định tối đa, riêng  khoảng thời gian ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng tiếp cận thông tin và chuẩn bị HSDT của nhà thầu được quy định tối thiểu: thời gian gửi đăng tải TBMT tối thiểu là 3 ngày trước ngày dự kiến đăng tải HSMT, thời gian TBMT trên Báo Đấu thầu đến khi phát hành HSMT tối thiểu 10 ngày, thời gian gửi thư mời thầu đến khi phát hành HSMT (đối với trường hợp có sơ tuyển) tối thiểu 5 ngày và thời gian phát hành HSMT (thời gian nhà thầu chuẩn bị HSDT) tối thiểu là 15 ngày). 

Theo quy trình nêu trên, tổng khoảng thời gian tối đa đối với trường hợp không sơ tuyển là 105 ngày, tổng khoảng thời gian tối thiểu là 28 ngày. Nếu cộng các khoảng thời gian tối đa với các khoảng thời gian tối thiểu (mặc dù điều này người ta không làm trong các phép tính toán học) thì thời gian để thực hiện 11 thủ tục nêu trên là 133 ngày, chưa kể các khoảng thời gian như mời nhà thầu thương thảo, hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc các tình huống phát sinh như: cần làm rõ HSMT, HSDT... Tương tự, đối với trường hợp có sơ tuyển, tổng các khoảng thời gian sẽ là 155 ngày (giả sử sau khi sơ tuyển chủ đầu tư mới giao thẩm định và phê duyệt HSMT).  Tuy nhiên, liệu các đơn vị liên quan có nhất thiết phải sử dụng đến ngần ấy thời gian cho các cuộc thầu được thực hiện bằng hình thức đấu thầu rộng rãi trong nước hay không? 

 Tự mình rút ngắn thời gian trong đấu thầu

Ảnh minh họa: Công trình do IDCo giám sát

Quay trở lại quy trình thực hiện đấu thầu rộng rãi trong nước (nêu ở kỳ trước), cần lưu ý rằng, quy trình này áp dụng cho tất cả các gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trên 5 tỷ đồng, gói thầu xây lắp hoặc gói thầu lựa chọn tổng thầu xây dựng (trừ tổng thầu thiết kế) có giá trên 8 tỷ đồng. Điều này có nghĩa là gói thầu xây lắp có giá hơn 8 tỷ đồng và gói thầu xây lắp có giá đến vài trăm tỷ đồng đều phải tuân thủ các quy định về thời gian tối đa nêu trong quy trình. Sẽ là một sự lãng phí thời gian, nhân lực, chi phí cơ hội của đồng tiền nếu như tất cả các gói thầu lớn, bé đều sử dụng triệt để khoảng thời gian tối đa quy định trong Luật và Nghị định. 

 Như đã đề cập, trong quy trình nêu trên, các đơn vị cần ít nhất 25 ngày để làm 2 việc là thông báo mời thầu (TBMT) và phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) đối với đấu thầu rộng rãi trong nước không sơ tuyển. Đối với trường hợp có sơ tuyển, cần ít nhất 20 ngày để gửi thư mời tham gia đấu thầu và phát hành HSMT cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển. Đương nhiên, về phía các đơn vị thực thi pháp luật đấu thầu thì việc rút ngắn 25 ngày hay 20 ngày này là không thể, bởi vì đó là quy định bắt buộc hiện tại đối với mọi đơn vị. Tuy vậy, các khoảng thời gian mà pháp luật quy định là tối đa thì các đơn vị hoàn toàn có thể rút ngắn, có thể rút ngắn từ 20 ngày hay 45 ngày xuống 1 tuần. Tại Hội thảo Quy trình đấu thầu hiệu quả cho các doanh nghiệp FDI, đại diện Công ty Honda Việt Nam cho rằng, đa số các gói thầu mà công ty này thực hiện đấu thầu chỉ mất khoảng 1,5 tháng mà không phải là 4 - 5 tháng như cách tính vừa đề cập. Vậy, việc rút ngắn thực hiện như thế nào?

Ảnh minh họa: Công trình do IDCo Thiết kế

Thứ nhất, các cơ quan cần xem xét khả năng thực hiện đồng thời các bước để giảm thời gian trong đấu thầu. Chẳng hạn, đối với gói thầu tổ chức đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển thì việc chuẩn bị HSMT có thể thực hiện đồng thời với sơ tuyển. Làm được việc này, các đơn vị đương nhiên đã tận dụng được 30 ngày sơ tuyển để chuẩn bị HSMT và có thể gửi thư mời thầu ngay sau khi có kết quả sơ tuyển mà không cần chờ đợi lập, thẩm định và phê duyệt HSMT. Bên cạnh đó, quá trình lập HSMT phải chuẩn bị trước một vài thủ tục như phân công cơ quan, tổ chức thẩm định hoặc trong khi đăng tải TBMT và phát hành HSMT cần thành lập tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) và giao cơ quan, tổ chức thẩm định kết quả đấu thầu. 

Thứ hai, các tổ chức, cá nhân liên quan đến lập hồ sơ mời sơ tuyển, HSMT, đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, đánh giá HSDT, thẩm định HSMT, kết quả đấu thầu cần tăng cường năng lực, chủ động thực hiện công việc để giảm thiểu khoảng thời gian tối đa trong mỗi bước. Theo đó, đối với các gói thầu gần với ngưỡng gói thầu quy mô nhỏ (xây lắp trên 8 tỷ đồng và mua sắm hàng hóa trên 5 tỷ đồng) thì chủ đầu tư nên đề nghị tổ chuyên gia đấu thầu không sử dụng tới 45 ngày để đánh giá HSDT, tổ thẩm định không được sử dụng cả 20 ngày để thẩm định các nội dung HSMT và kết quả đấu thầu. Trên thực tế, có rất nhiều gói thầu có thể chỉ cần đánh giá HSDT trong 1 tuần và thẩm định kết quả đấu thầu trong khoảng 3 - 4 ngày mà không cần tới 65 ngày đánh giá HSDT và thẩm định kết quả đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Ngoài ra, trường hợp không có các đơn vị trực thuộc có đủ nhân lực đáp ứng yêu cầu của các công việc này thì chủ đầu tư cần tính toán trước để thuê tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp giúp mình thực hiện các nội dung cần thiết trong đấu thầu, tránh tình trạng “rềnh rang” do không đủ nhân lực có chuyên môn, làm kéo dài quá trình đấu thầu và mang lại rủi ro cho chính chủ đầu tư. 

 Thứ ba, bản thân người đứng đầu cơ quan chủ đầu tư cần giảm thiểu thời gian phê duyệt các nội dung như: hồ sơ mời sơ tuyển, HSMT, kết quả sơ tuyển, kết quả đấu thầu. Mặc dù pháp luật về đấu thầu cho phép thời gian từ khi nhận được báo cáo thẩm định đến khi phê duyệt các nội dung HSMT, kết quả đấu thầu là 10 ngày, nhưng người đứng đầu cơ quan chủ đầu tư cũng không nên sử dụng hết khoảng thời gian này. Một khi đã có đội ngũ lập HSMT, đánh giá HSDT, thẩm định các nội dung HSMT, kết quả đấu thầu đủ tin cậy thì việc phê duyệt nên tiến hành ngay sau khi nhận được báo cáo thẩm định.  

Ngoài ra, đối với quy định về thời gian tối thiểu là 3 ngày kể từ khi gửi TBMT tới Báo Đấu thầu đến ngày dự kiến đăng tải (Thông tư 20/2010/TTLT-BKH-BTC), các đơn vị cũng hoàn toàn có thể chủ động giảm thời gian 3 ngày này bằng cách áp dụng quy định tại Văn bản 8606/QĐ-BKH ngày 1/12/2010 để tự nhập và đăng tải TBMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tại địa chỉ http://muasamcong.mpi.gov.vn. Bằng cách này, TBMT sẽ được đăng tải trên Hệ thống ngay sau khi bên mời thầu thực hiện các thao tác theo yêu cầu của Hệ thống và nếu các thông tin do bên mời thầu cung cấp đảm bảo các quy định của pháp luật về đấu thầu thì Hệ thống sẽ tự nhập sang Báo Đấu thầu để đăng tải nhằm tăng cường tính rộng rãi của thông tin. Theo đó, thời gian đăng tải TBMT bắt đầu tính từ khi thông báo được công khai trên mạng mà không phải từ ngày đăng tải trên Báo Đấu thầu. Do vậy, các đơn vị không những giảm được 3 ngày chờ đợi TBMT của mình xuất hiện trên báo giấy mà còn được công khai thông tin cả trên Hệ thống mạng đấu thầu và Báo Đấu thầu. 

 Các quy định nên điều chỉnh như thế nào?
 Trước hết, xem xét dưới góc độ chính sách, tác giả cho rằng, các quy định về thời gian tối đa và tối thiểu như hiện tại không phải là rào cản cho các đơn vị trong việc tối thiểu hóa thời gian trong đấu thầu. Suy cho cùng, cũng chỉ có vài khoảng thời gian tối thiểu (TBMT 10 ngày đối với trường hợp không sơ tuyển, gửi thư mời thầu 5 ngày đối với trường hợp có sơ tuyển và chuẩn bị HSDT 15 ngày) là các đơn vị không thể rút ngắn. 25 ngày có vẻ như hơi dài so với tham vọng rút ngắn thời gian trong đấu thầu của một số đơn vị. Tuy vậy, chi phí thời gian đó không hề đắt đỏ để các nhà thầu trong nước có đủ thông tin, đủ thời gian chuẩn bị HSDT và đó chính là những điều kiện tiên quyết để thực hiện cuộc đấu thầu rộng rãi trong nước một cách thành công, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

 Tuy vậy, khi nghiên cứu kỹ quy định về thời gian trong đấu thầu đối với nội dung TBMT (tối thiểu 10 ngày) và nội dung phát hành HSMT (tối thiểu 15 ngày), một số đơn vị có thể nhận thấy: Số lần đăng tải trên Báo Đấu thầu là 3 lần tương đương với 3 ngày. Điều này có nghĩa là các nhà thầu có ít nhất 7 ngày chỉ để “nghiên cứu” TBMT với một lượng thông tin khá ít ỏi trong thông báo hoặc đi tìm những TBMT khác vì cũng chưa thể mua HSMT (sau 10 ngày kể từ khi TBMT, bên mời thầu mới được phép bán HSMT). Do đó, có vẻ như 7 ngày này trôi qua một cách không mấy hiệu quả cho cả bên mời thầu lẫn nhà thầu! Với mục tiêu tiết kiệm thời gian trong đấu thầu, hoàn toàn có thể quy định phát hành HSMT cùng ngày với TBMT và thời gian phát hành HSMT từ khi TBMT đến khi đóng thầu là tối thiểu 20 ngày. Bằng cách đó, nhà thầu đọc TBMT lần đầu có tới 20 ngày để chuẩn bị HSDT, và thời gian tối thiểu cho việc đăng tải thông tin và phát hành HSMT (thời gian mà nhà thầu không thể rút ngắn được nếu không muốn vi phạm quy định của pháp luật về đấu thầu) cũng chỉ là 20 ngày chứ không phải 25 ngày như hiện tại. Điều này một mặt cũng góp phần hài hòa quy định đấu thầu trong nước với quy định đấu thầu của các nhà tài trợ. Tương tự, cũng có thể quy định phát hành HSMT cho các nhà thầu đã qua sơ tuyển đồng thời với gửi thư mời tham dự thầu và để khoảng thời gian phát hành thư mời thầu vào việc rút ngắn thời gian hoặc tăng thời gian chuẩn bị HSDT cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển. 

 Còn một nội dung khác cần phải bàn trong các quy định hiện hành, đó là việc theo dõi các mốc thời gian được quy định trong Luật Đấu thầu và Nghị định 85/2009/NĐ-CP không đơn giản. Các quy định về thời gian trong đấu thầu hiện nay được quy định chủ yếu tại Điều 31 Luật Đấu thầu và Điều 8 Nghị định 85/2009/NĐ-CP nhưng các đơn vị thực hiện vẫn phải tra cứu ở nhiều điều khoản để biết mỗi bước được thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu. Nên chăng, các quy định về thời gian trong đấu thầu nên tập trung về 1 điều duy nhất trong Luật, Nghị định để các đơn vị dễ dàng tra cứu và thực hiện. 

 Tóm lại, việc rút ngắn thời gian trong đấu thầu phụ thuộc chủ yếu vào tính chủ động và khả năng lập kế hoạch, phối hợp thực hiện công việc của các đơn vị liên quan, đồng thời cũng chịu ảnh hưởng của các quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu. Việc tối thiểu hóa thời gian trong đấu thầu có thể đạt được khi: (i) Các cơ quan trực tiếp thực hiện công tác đấu thầu chủ động thực hiện đồng thời các nội dung khi có thể; tăng cường năng lực để giảm thiểu thời gian trong từng bước, nhất là các nội dung đánh giá, thẩm định; giảm tối đa thời gian từ khi có kết quả thẩm định đến khi phê duyệt các nội dung; (ii) Cơ quan hoạch định chính sách điều chỉnh một số quy định về thời gian cho phù hợp theo hướng tiện theo dõi cho các đơn vị, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo mục tiêu của công tác đấu thầu; (iii) Các cơ quan, đơn vị liên quan cùng thúc đẩy việc thực hiện đấu thầu qua mạng và triển khai việc đơn giản hóa quy trình đấu thầu. Hi vọng, bạn đọc sẽ tìm thấy những thông tin cụ thể và sinh động qua các bài viết về đấu thầu qua mạng và đơn giản hóa quy trình đấu thầu trên Báo Đấu thầu.

Nguồn: muasamcong.vn